Politiques et directives de soumission

Au moins un auteur d’une communication acceptée doit s’inscrire et régler les frais de participation à la conférence avant la date limite d’inscription pour les auteurs (25 mars 2027).

Les communications pour lesquelles aucun auteur ne s’est inscrit avant cette date limite seront retirées du programme et des actes de la conférence, et ne pourront prétendre à aucune distinction.

Lors de la soumission d’une communication à la conférence de l’ASAC, les auteurs seront invités à agir en tant qu’évaluateurs. Cet appel à évaluateurs figurera dans l’appel à communications ainsi que dans le courriel de confirmation envoyé aux auteurs par la plateforme de soumission après l’envoi de leur proposition. Les responsables de division auront accès aux coordonnées des auteurs ayant soumis une proposition à leur division via la plateforme de soumission.

Les personnes acceptant de participer à la conférence dans des rôles autres que celui de présentateur (par exemple, évaluateur, président de séance, discutant ou animateur) sont tenues de respecter leurs engagements. En cas d’urgence ou de situation exceptionnelle rendant leur présence impossible, ces personnes doivent contacter le coordonnateur du programme de la division dans les plus brefs délais. Les responsables de division devront, à leur tour, en informer le vice-président au programme et le responsable de la conférence afin que le programme puisse être mis à jour.

Tous les auteurs, présentateurs ou intervenants (y compris les panélistes d’ateliers) assistant à la conférence doivent s’y inscrire, sans exception.

Les communications soumises à la conférence doivent être originales et inédites.

La communication soumise – en tout ou en partie – ne doit pas avoir été publiée auparavant.

Au moment de la soumission, la communication peut faire l’objet d’une évaluation par une revue ou être envisagée comme chapitre d’ouvrage, mais elle ne doit pas être « sous presse » ni déjà publiée.

L’ASAC se réserve le droit d’examiner et de rejeter les communications soupçonnées de contenir du contenu plagié.

Aucune modification concernant la paternité des communications acceptées n’est autorisée après la date limite de soumission. Seul(s) le ou les auteur(s) de la soumission initiale figureront dans le programme et les actes de la conférence. Il est possible de modifier la liste des auteurs avant la date limite, mais il incombe à l’auteur qui a effectué la soumission de mettre à jour celle-ci sur la plateforme dédiée et de veiller à ce qu’elle soit soumise à nouveau avant l’échéance.

L’ASAC se réserve le droit d’examiner et de rejeter les communications soupçonnées de contenir du contenu plagié.

Un « guide de survie » interne est mis à la disposition des responsables de division afin de présenter les politiques et protocoles, notamment en ce qui concerne : les soumissions des responsables de division (et le processus d’évaluation qui y est associé), les conflits d’intérêts avec les évaluateurs, les cas de plagiat, ainsi que la formulation de commentaires utiles et constructifs à l’intention des auteurs, que leurs soumissions soient acceptées ou rejetées.

Les titres et les résumés de toutes les communications acceptées pour la conférence figureront dans les actes de la conférence. Ce document ne fait pas l’objet d’une publication officielle et sera accessible uniquement aux membres de l’ASAC.

Chaque division peut décerner un prix de la meilleure communication et/ou un prix secondaire (mention honorable ou prix de la meilleure communication étudiante), selon les décisions prises par les responsables de la division. Les auteurs des communications primées peuvent choisir de ne pas faire figurer le texte intégral de leur communication dans les actes. Toutefois, ces communications seront signalées comme telles dans les actes, que le texte intégral y soit inclus ou non.

Les auteurs ne peuvent pas soumettre le même article, en tout ou en partie, à plus d’une division.

Les auteurs peuvent indiquer, sur le site de soumission, d’autres divisions susceptibles d’examiner l’article (en utilisant le champ prévu à cet effet), mais chaque article ne peut être soumis qu’une seule fois. Les articles acceptés seront rattachés à une seule division (ou à une session conjointe entre divisions, le cas échéant).

Une même personne ne peut être associée qu’à un maximum de trois soumissions d’articles. Cette limite vise à réduire les conflits d’horaire potentiels dans le programme et à favoriser une participation plus large de la communauté scientifique.

Directives de soumission

L’ASAC se réserve le droit de retirer toute communication du processus d’évaluation ou du programme de la conférence en cas de non-respect des directives ou politiques de l’ASAC. Les auteurs devront confirmer qu’ils prennent connaissance de ces directives et les acceptent avant de soumettre une communication à l’ASAC sur le site de soumission.