Governance

1.01 Definitions: In these By-Laws and all other By-Laws of the Corporation, unless the context otherwise requires:

• a. “Act” means the Canada Not-for-profit Corporations Act S.C. 2009, c.23 including the Regulations made pursuant to the Act, and any statute or regulations that may be substituted, as amended from time to time;
• b. “Articles” means the original or restated Articles of incorporation or Articles of amendment, amalgamation, continuance, reorganization, arrangement or revival of the Corporation;
• c. “Board” means the Board of Directors of the Corporation and “Director” means a member of the Board and “Executive Committee” means a subset of the Board of Directors consisting of the Past President, President, Vice President Program, Treasurer, and Secretary;
• d. “By-Laws” means these By-Laws and any other By-Laws of the Corporation as amended and which are, from time to time, in force and effect;
• e. “meeting of members” includes an annual meeting of members or a special meeting of members; a special meeting of all members entitled to vote at an annual meeting of members;
• f. “Regulations” means the regulations made under the Act, as amended, restated or in effect from time to time;
• g. “Required Fee” shall mean any fee, assessment, or other dollar amount required to be paid either in virtue of any bylaw or any resolution of the Board which has been validly passed; and
• h. “special resolution” means a resolution passed by a majority of not less than two-thirds (2/3) of the votes cast on that resolution.

1.02 Interpretation: In the interpretation of these By-Laws, words in the singular include the plural and vice-versa, words in one gender include all genders, and “person” includes an individual, body corporate, partnership, trust and unincorporated organization. The word “Corporation” may on literature of the Corporation be designated as an “Association”. Other than as specified in 1.01 above, words and expressions defined in the Act have the same meanings when used in these By-Laws.

1.03 Corporate Seal: The seal, an impression whereof is stamped in the margin hereof, shall be the seal of the Administrative Sciences Association of Canada (ASAC) Association des sciences administratives du Canada (ASAC) and shall be in the custody of the Secretary and Information Management of the Corporation.

1.04 Execution of Documents: Deeds, transfers, assignments, contracts, obligations and other instruments in writing requiring execution by the Corporation may be signed by any two (2) of: (a) its President and (b) any one of the officers mentioned in Section 4.00 of the present By-Laws. In addition, the Board may from time to time direct the manner in which and the person or persons by whom a particular document or type of document shall be executed. Any person authorized to sign any document may affix the corporate seal (if any) to the document. Any signing officer may certify a copy of any instrument, resolution, By-Laws or other document of the Corporation to be a true copy thereof.

1.05 Financial Year End: The financial year end of the Corporation shall be on December 31 of each year or on such other date as may be determined by the Board of Directors.

1.06 Banking Arrangements: The banking business of the Corporation shall be transacted at such bank, trust company or other firm or corporation carrying on a banking business in Canada or elsewhere as the Board of Directors may designate, appoint or authorize from time to time by resolution. The banking business or any part of it shall be transacted by an officer or officers of the Corporation and/or other persons as the Board of Directors may by resolution from time to time designate, direct or authorize.

1.07 Annual Financial Statements: The Corporation may, instead of sending copies of the annual financial statements and other documents referred to in subsection 172(1) (Annual Financial Statements) of the Act to the members, publish a notice to its members stating that the annual financial statements and documents are available at the registered office of the Corporation and any member may, on request, obtain a copy free of charge at the registered office or by prepaid mail. 1.08 Head Office The Head Office of the Corporation shall be the business address of Board Director in the Secretary and Information Management position.

The President is elected by and from the membership for a two-year term. The President chairs the board, plays a leadership role in the development and management of ASAC, oversees the work of the CJAS editor and ASAC staff members, and represents the association in dealings with external parties.  The President will also lead the sponsorship drive from the Deans of business schools.

Le président est élu par les membres et parmi ceux-ci pour un mandat de deux ans. Le président préside le conseil d’administration, joue un rôle de leadership dans le développement et la gestion de l’ASAC, supervise le travail du rédacteur en chef de la RCSA ainsi que celui des membres du personnel de l’ASAC, et représente l’association dans ses relations avec les parties externes. Le président dirige également la campagne de commandite auprès des doyens des écoles de gestion.

 The position of Past President of ASAC is held by the individual who occupied the position of the President of ASAC in the preceding Year. The Past President advises the President and the Board, supports the president in the sponsorship drive with the Deans of business schools and takes on special projects.

Le poste d’ancien président de l’ASAC est occupé par la personne qui a assumé la fonction de président de l’ASAC l’année précédente. L’ancien président agit à titre de conseiller auprès du président et du conseil d’administration, assiste le président dans les programmes de commandites auprès des doyens des écoles de gestion et prend en charge des projets spéciaux.

The VP Finance & Treasurer is elected by and from the membership for a three year term. In addition to participating actively in ASAC meetings, the Treasurer manages ASAC’s financial assets, maintains accurate financial records, oversees investment accounts, and reports on ASAC’s financial position on a regular basis.

Le vice-président Finances et trésorier est élu par les membres et parmi ceux-ci pour un mandat de trois ans. En plus de participer activement aux réunions de l’ASAC, le vice-président Finances et trésorier gère les actifs de l’ASAC, tient des registres financiers précis, supervise les comptes d’investissement et rend compte régulièrement de la situation financière de l’ASAC.
Le vice-président Finances et trésorier présente un bilan annuel audité ainsi qu’un état des résultats à l’assemblée annuelle des membres, et accomplit toute autre tâche que peut lui confier, à l’occasion, le conseil d’administration.

In addition to participating actively in ASAC meetings, the VP Program organizes the academic components of the annual conference of ASAC and supervises ASAC staff who manage the conference operations.

En plus de participer activement aux réunions de l’ASAC, le vice-président Programmes organise les composantes académiques du congrès annuel de l’ASAC et supervise les membres du personnel de l’ASAC responsables des opérations de la conférence.

The Vice President Membership Development, Outreach and Industry Liaison is elected by and from the membership for a three-year term. In addition to participating actively in ASAC meetings, the Vice President Membership Development, Outreach and Industry Liaison manages all activities associated with recruiting members; develops, implements, and evaluates communications and marketing strategy and plan for ASAC; communicates with all members of ASAC; and manages public relations on behalf of ASAC.

Le vice-président Développement du membership, rayonnement et liaison avec l’industrie est élu par les membres et parmi ceux-ci pour un mandat de trois ans. En plus de participer activement aux réunions de l’ASAC, le vice-président Développement du membership, rayonnement et liaison avec l’industrie est responsable de toutes les activités liées au recrutement des membres; il élabore, met en œuvre et évalue la stratégie et le plan de communication et de marketing de l’ASAC; communique avec l’ensemble des membres de l’ASAC; et gère les relations publiques au nom de l’ASAC.

The VP Awards & Secretary is elected by and from the membership for a three year term. In addition to participating actively in ASAC meetings, the VP Awards & Secretary oversees the ASAC Awards. Subject to the direction of the Board of Directors, the VP Awards & Secretary also records minutes of all meetings of the Corporation and shall correspond on behalf of the Corporation.

Le vice-président Distinctions et secrétaire est élu par les membres et parmi ceux-ci pour un mandat de trois ans. Il agit à titre d’archiviste de l’ASAC, organise les réunions du conseil d’administration ainsi que l’assemblée générale annuelle, et y participe activement. Il est également responsable de la gestion des membres actuels et du processus de remise des distinctions de l’ASAC.

The VP Program Elect is elected by and from the membership for a one year term as VP Program Elect and then becomes the VP Program the following year. In addition to participating actively in ASAC meetings, the VP Program Elect determines the conference location for the following year and works with the VP Program to organize the current years’ conference.

Le vice-président Programmes élu est élu par les membres et parmi ceux-ci pour un mandat d’un an à titre de vice-président élu, et devient vice-président Programmes l’année suivante. En plus de participer activement aux réunions de l’ASAC, le vice-président Programmes élu détermine le lieu du congrès de l’année suivante et collabore avec le vice-président Programmes à l’organisation du congrès de l’année en cour.

Le comité des candidatures, composé du président et de l’ancien président, transmettra aux membres un appel de candidatures pour tout poste vacant de président, de vice-présidents, de secrétaire et gestion de l’information, ainsi que de trésorier, au plus tard le 1er février de l’année de l’élection.

Les candidatures aux postes de dirigeants de la Corporation peuvent être proposées par tout membre, qui peut se porter candidat lui-même ou proposer la candidature d’un autre membre. Une mise en candidature écrite (par courriel) doit être envoyée au comité des candidatures au plus tard le 1er mars (sauf indication contraire dans l’appel de candidatures) de l’année de l’élection.

Le comité des candidatures peut communiquer avec les personnes proposées afin de confirmer leur intérêt et leurs qualifications. Le comité des candidatures présentera ensuite les candidatures aux membres en procédant à un vote par courriel au plus tard le 1er avril, les réponses devant être reçues au plus tard le 1er mai (sauf indication contraire dans l’appel de candidatures).

Le ou les candidats ayant obtenu le plus grand nombre de votes seront déclarés élus. La nouvelle liste des dirigeants sera annoncée et approuvée lors des réunions tenues dans le cadre du congrès de l’ASAC.

Les dirigeants de division sont proposés et élus par les membres de la division, selon les modalités déterminées par celle-ci. L’élection de tout autre membre électif du conseil d’administration se déroule comme suit :

Chaque membre de l’Association a le droit de voter pour un nombre de candidats égal au nombre de postes à pourvoir.
Les candidats ayant obtenu le plus grand nombre de votes sont déclarés élus.Divisional officers shall be nominated and elected by members of the Division in a manner determined by the Division. Election of any other elective members of the board of directors shall be as follows:

L’ASAC ne recueille des renseignements personnels identifiables sur les individus que lorsque ceux-ci les fournissent spécifiquement et explicitement, sur une base volontaire, dans le cadre du processus d’inscription à l’adhésion à l’ASAC ou lors de la création d’un compte sur ScholarOne, le système de gestion des articles utilisé par la Revue canadienne des sciences de l’administration (RCSA/CJAS). L’ASAC transmettra le nom et l’adresse des membres à l’éditeur de la RCSA lorsque les membres auront choisi de recevoir leur revue en version papier par la poste. Les renseignements personnels identifiables des utilisateurs individuels ne seront ni vendus ni transférés à des tiers non affiliés. L’ASAC se réserve le droit de communiquer avec un membre, un auteur ou un évaluateur au sujet de l’état de son compte ou d’autres questions liées au service sous-jacent ou aux renseignements recueillis.

Les membres de l’ASAC ont le droit de supprimer leur compte en tout temps; dès lors, tous leurs renseignements personnels identifiables seront supprimés de l’ensemble des serveurs, bases de données et dossiers.

Les sites ScholarOne et de la RCSA utilisent des témoins (cookies). Les « témoins » sont de petits fichiers texte qu’un site Web peut utiliser pour reconnaître les utilisateurs récurrents, faciliter leur accès continu au site ainsi que son utilisation, et permettre au site de suivre le comportement d’utilisation et de compiler des données agrégées en vue d’améliorer le contenu et de cibler la publicité. Les témoins ne sont pas des programmes qui s’installent sur le système d’un utilisateur et qui endommagent des fichiers. En règle générale, les témoins fonctionnent en attribuant à l’utilisateur un numéro unique qui n’a aucune signification en dehors du site l’ayant attribué. Les utilisateurs doivent savoir que l’ASAC ne peut contrôler l’utilisation des témoins ni les renseignements qui en découlent par les annonceurs ou les tiers hébergeant des données pour le compte de l’ASAC, et recommande fortement aux utilisateurs de consulter les politiques de confidentialité de tout site tiers hébergeant des données liées à l’ASAC, y compris ScholarOne et Wiley. Si un utilisateur ne souhaite pas que des renseignements soient recueillis au moyen de témoins, une procédure simple, offerte dans la plupart des navigateurs, lui permet de refuser ou d’accepter cette fonctionnalité; les utilisateurs doivent toutefois noter que les témoins peuvent être nécessaires pour offrir certaines fonctionnalités du site (p. ex., la diffusion personnalisée de renseignements).

Les présentes politiques sont en vigueur depuis le 23 avril 2018. L’ASAC se réserve le droit de modifier cette politique en tout temps en avisant les utilisateurs de l’existence d’une nouvelle déclaration de confidentialité. La présente déclaration et les politiques qui y sont décrites ne visent pas à créer, et ne créent pas, de droits contractuels ou autres droits légaux au bénéfice de quelque partie que ce soit.

Directives générales et code d’éthique du programme scientifique avec comité de lecture¹

Renseignements importants pour tous les soumissionnaires

Articles Il incombe aux membres de l’ASAC qui mènent des travaux de recherche de concevoir, de réaliser, d’analyser, de rapporter et de présenter leurs résultats avec rigueur. La rigueur en recherche comprend une conception, une exécution, une analyse et une interprétation soignées des résultats, ainsi que la conservation des données. La présentation des travaux de recherche doit reposer sur un traitement honnête des données qui met en évidence tant les forces que les faiblesses des résultats obtenus. La paternité de l’œuvre et le crédit doivent être attribués proportionnellement aux contributions respectives des différentes parties. Que les idées ou concepts empruntés à autrui aient été publiés ou non, ils doivent être dûment reconnus, tout comme les conseils et l’aide reçus. Les auteurs doivent également se garder de plagier le travail d’autrui. Le plagiat se définit comme suit :

L’omission de reconnaître de manière suffisante les mots, idées ou données d’autrui incorporés dans un travail que l’auteur soumet en vue d’un crédit universitaire ou d’un autre avantage. L’attribution est jugée suffisante lorsqu’elle informe adéquatement le lecteur raisonnable et, par conséquent, ne l’induit pas en erreur de façon substantielle quant à la source des mots, idées ou données. L’attribution (ou son absence) est jugée trompeuse de façon substantielle si elle pouvait amener un lecteur raisonnable à se méprendre sur la source des mots, idées ou données, d’une manière susceptible d’avantager l’auteur soumettant le travail (c’est nous qui soulignons).²
De plus, les articles soumis ne doivent pas être actuellement à l’étude ailleurs, ni avoir été présentés ou programmés pour présentation, publiés ou acceptés pour publication auparavant; s’ils sont en cours d’évaluation, ils ne doivent pas paraître avant la tenue du congrès de l’ASAC. Les membres doivent signaler aux présidents de division ou aux comités appropriés toute pratique ou action de la part d’autres membres qu’ils jugent susceptible de contrevenir aux règlements de l’ASAC ou aux normes générales de conduite éthique.

Membres et présentateurs Afin de favoriser des échanges constructifs, les membres de l’ASAC doivent promouvoir un climat d’échange libre et de critique constructive au sein de l’association, et se montrer disposés à partager pleinement leurs résultats de recherche et leurs points de vue avec les autres membres.

L’ASAC est une association bénévole dont l’existence et le fonctionnement reposent sur la coopération, l’engagement et le leadership de ses membres. Les membres doivent honorer tous leurs engagements professionnels, notamment la présentation des articles acceptés et la participation aux rôles qui leur sont attribués, que ce soit à titre de président de séance, de commentateur ou de membre d’un panel. Si une absence à une séance prévue s’avère inévitable, les membres doivent en aviser les personnes concernées et prendre les dispositions de rechange appropriées. Les responsables ont pour leur part la même obligation de s’acquitter de leurs devoirs et responsabilités en temps opportun, avec diligence et discernement, sans égard aux amitiés ou aux gains personnels.

¹ Ces directives ont été adaptées avec permission de l’Academy of Management.
² Discipline: An Academic Dean’s Perspective on Dealing with Plagiarism. Brigham Young University Education & Law Journal, 2004, numéro 2, p. 441-448.

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ASSEMBLÉES GÉNÉRALES ANNUELLES // ANNUAL GENERAL MEETINGS

AGA 2024 // AGM 2024

L’assemblée générale annuelle de l’ASAC 2024 aura lieu le dimanche 2 juin 2024 à 12 h HE. // The ASAC 2024 Annual General Meeting will be held on Sunday, June 2, 2024 at 12:00pm ET.

• Ordre du jour de l’AGA 2024 de l’ASAC // ASAC 2024 AGM Agenda 
• Procès-verbal de l’AGA 2023 de l’ASAC // ASAC 2023 AGM Minutes
• ASAC États financiers 2023 // ASAC 2023 Financial Statements
• Changements dans les rôles du conseil d’administration // Changes in board roles 

AGA 2023 // AGM 2023

L’assemblée générale annuelle de l’ASAC 2023 s’est tenue le lundi 5 juin 2022 à 12 h 00 HAE. // The ASAC 2023 Annual General Meeting was held on Monday, June 5, 2022 at 12:00pm EDT.

• ASAC 2023 AGM Agenda 
• ASAC 2022 AGM Minutes
• ASAC 2022 Financial Statements
• CJAS Report 2023

AGA 2022 // AGM 2022

L’assemblée générale annuelle 2022 de l’ASAC s’est tenue le lundi 6 juin 2022 à 13 h HAA. // The ASAC 2022 Annual General Meeting was held Monday, June 6, 2022 at 1:00pm ADT.

• ASAC 2022 AGM Agenda
• ASAC 2021 Financial Statements

AGA 2021 // AGM 2021

L’assemblée générale annuelle de l’ASAC 2021 s’est tenue virtuellement le dimanche 13 juin 2021 à 9 h 00 HAE. // The ASAC 2021 Annual General Meeting was held virtually on Sunday, June 13, 2021 at 9:00am EDT.

• ASAC 2021 AGM Minutes
• ASAC 2021 AGM Agenda
• 2020 Draft Financial Statements
• CJAS Report 2021

AGA 2020 // AGM 2020

L’assemblée générale annuelle de l’ASAC 2020 s’est tenue le lundi 11 janvier 2021 de 13 h 00 à 15 h 00 HNE. La réunion a été retardée en raison d’un retard dans le traitement de nos états financiers de 2019 en raison de la pandémie de COVID-19. La réunion s’est tenue virtuellement. //  The ASAC 2020 Annual General Meeting was held Monday, January 11, 2021 from 1:00pm to 3:00pm EST. The meeting was delayed due to a delay in the processing of our 2019 financial statements due to the COVID-19 pandemic. The meeting was held virtually.

• AGM 2020 Minutes
• AGM 2020 Agenda
• 2019 Financial Statements
• CJAS EIC Report 2020
• CJAS Financial Statements June 2020
• CJAS 2020 Marketing Plan
• CJAS Publisher’s Report 2019

AGA 2019 // AGM 2019

L’AGA 2019 de l’ASAC a eu lieu le dimanche 26 mai 2019 à 8 h 30 HAE à St. Catharine’s, en Ontario, pendant la conférence annuelle de l’ASAC. / / The ASAC 2019 AGM was held on Sunday, May 26, 2019 at 8:30am EDT in St. Catharine’s, ON, during the ASAC Annual Conference.

• AGM 2019 Minutes
• 2018 Financial Statements
• CJAS Publisher’s Report 2018
• CJAS EIC Report 2019